Program bazodanowy - Base

Baza danych to miejsce, gdzie przechowuje się informacje (dane) i program służący do administrowania nimi. Dane przechowywane są w tabelach. W każdej z nich może być prawie dowolna liczba wierszy. Pojedynczy wiersz tabeli to rekord danych.

Baza danych pozwala na uporządkowane gromadzenie oraz przetwarzanie danych.

Mechanizm programu kontroluje wprowadzane dane i stara się chronić nas przed pomyłkami.

Jednokrotnie wprowadzone dane mogą być użyte w różnych miejscach programu OpenOfficePL. Dane przechowywane w bazach danych mogą być łatwo wstawione do przygotowywanych dokumentów. Program OpenOfficePL Base pracuje w oparciu o wbudowany serwer bazy danych HSQL.

Uruchomienie programu OpenOfficePL Base

Po uruchomieniu programu pojawia się okno Kreator bazy danych.

Musisz zdecydować, czy będziesz tworzyć całkowicie nową bazę danych, czy też skorzystasz z już istniejącej.

Jeśli chcesz utworzyć nową bazę danych, zaznacz Utwórz nową bazę danych, jeżeli natomiast chcesz pracować z już istniejącą bazą, zaznacz Otwórz istniejący plik bazy danych.

Z rozwijanej listy Ostatnio używane możesz wybrać plik z ostatnio używaną bazą danych. Jeśli go tam nie ma, kliknij na przycisk Otwórz i odnajdź go wśród dostępnych Ci plików. Dwukrotne kliknięcie na nazwę pliku powoduje otwarcie bazy danych.

Zaawansowani użytkownicy mogą również połączyć się z zewnętrzną bazą danych, korzystając ze sterowników ODBC i JDBC. Istnieje też możliwość użycia arkusza kalkulacyjnego lub książek adresowych popularnych programów do obsługi poczty elektronicznej.

W celu demonstracji działania programu stworzymy bazę danych “Kadry” z informacjami o pracownikach firmy. Dane z bazy będziesz mógł wykorzystywać później jako źródło danych do generowania różnych dokumentów kadrowych.

• Zaznacz Utwórz nową bazę danych i przyciśnij przycisk Dalej.

• Żeby mieć dostęp do konkretnej bazy danych (źródła danych) w czasie pracy z programem Writer lub Calc, baza danych musi być zarejestrowana w programie OpenOfficePL.

• Zaznacz opcję Tak, zarejestruj bazę danych. Ponieważ tabele utworzymy ręcznie bez pomocy kreatora, zaznacz Otwórz bazę danych do edycji i przyciśnij przycisk Utwórz.

• Nadaj nazwę “Kadry” naszej bazie danych i wskaż miejsce, gdzie będzie zapisana na dysku komputera.

Baza danych została utworzona, a ty masz przed sobą ekran do zarządzania jej elementami.

Przed utworzeniem tabel w których będziesz przechowywał dane, musisz zapoznać się z podstawowymi informacjami na temat budowy i właściwości bazy danych.

Składniki bazy danych

Baza danych OpenOfficePL Base składa się z czterech podstawowych grup elementów:

Tabele

W tabelach przechowujemy dane. Tabele składają się z pól (kolumn). Każde pole ma swoje określone parametry i przechowuje dane tego samego typu. W rekordach (wierszach) tabeli zapisujemy pojedynczy zestaw danych, na przykład informacje dotyczące jednego pracownika.

Kwerendy

Kwerendy to zapytania do bazy danych, pozwalające na wyselekcjonowanie potrzebnych nam danych.

Formularze

Formularze są przyjaznym narzędziem do przeglądania, edycji i dodawania danych. Są systemem okien, przez które patrzymy na bazę danych. Formularze to przede wszystkim wygoda dla użytkownika.

Raporty

Umożliwiają łatwy wydruk wybranych danych. Dane mogą pochodzić z tabel lub kwerend.

W każdym ze składników bazy danych, program udostępnia kreatora, który poprowadzi Cię przez proces tworzenia nowego elementu.

Definiowanie nowej tabeli

Po zaznaczeniu pozycji Tabele, w oknie Zadania możesz wybrać jedno z trzech dostępnych poleceń:

• Utwórz projekt tabeli... - Pozwala na ręczne stworzenie tabeli. Sam zdefiniujesz pola i ich właściwości.

• Użyj kreatora by utworzyć tabelę... - Kreator tabeli pozwala skorzystać z dużej ilości zdefiniowanych wcześniej pól, które możesz użyć w tworzonej przez Ciebie tabeli. Użycie kreatora sugerujemy początkującym użytkownikom. Można też za jego pomocą stworzyć szybko kilka tabel testowych, które posłużą do poznawania możliwości programu.

• Utwórz widok... - Umożliwia połączenie danych z kilku tabel i przedstawienie ich, w formie jednej tabeli.

Tworząc nową tabelę będziesz musiał zdefiniować pola, w których przechowywane będą dane. Będziesz musiał wybrać typ pola i określić jego właściwości. Będziesz również musiał ustalić, które pole będzie kluczem głównym tabeli.

Podstawowe typy pól

Typ pola jednoznacznie określa rodzaj danych, jakie mogą być zapisane w kolumnie. W tabelce przedstawiamy kilka podstawowych typów, które powinny Ci wystarczyć nawet w przypadku rozbudowanej bazy danych

Typ pola		Opis
Tekst	VARCHAR	Używamy dla dowolnych danych tekstowych. Pamiętajmy o ograniczeniu długości możliwego do wpisania tekstu do 254 znaków.
Memo	LONGVARCHAR	Pole tekstowe umożliwiające wpisanie znacznie dłuższych tekstów (do 65535znaków) np. notatek czy opisów.
Dziesiętny	DECIMAL	Pole liczbowe. Możemy określić ilość miejsc po przecinku.
Integer	INTEGER	Liczba całkowita. Zalecany dla pól stanowiących klucz główny tabeli.
Data	DATE	Pole przystosowane do przechowywania daty.
Godzina	TIME	Pole przystosowane do przechowywania godziny.
Tak/Nie	BOOLEAN	Posiada tylko dwie wartości: prawda lub fałsz (1 lub 0).

Właściwości pola

W zależności od typu pola masz możliwość ustawienia właściwości pola. Ponieważ ilość właściwości pola zależy od typu jaki wybrałeś, może być ich więcej, lub mniej.

Właściwość pola	Opis
Wartość automatyczna	Dostępna przy polu typu Integer. Ustawienie na Tak powoduje, że przy dodawaniu nowego rekordu wstawiona zostanie automatycznie wartość zwiększona w stosunku do wartości z poprzedniego rekordu.
Polecenie automatycznego zwiększenia	Wstawia polecenie określające wartość przyrostu.
Wymagany jest wpis	Ustawienie na Tak spowoduje, że program nie pozwoli na pozostawienie pustego pola.
Długość	Określa długość pola w tabeli.
Miejsca po przecinku	W przypadku pola liczbowego określamy ilość miejsc po przecinku.
Wartość domyślna	Wartość ta zostanie automatycznie zaproponowana przy dodawaniu nowego rekordu.
Przykład formatu	Po naciśnięciu przycisku z trzema kropkami otwiera się okno Formatowanie pola, gdzie możemy wybrać format wyświetlania danych.

Klucz główny

Klucz główny to pole lub grupa pól, których wartość jednoznacznie identyfikuje rekordy w tabeli. Dla każdego rekordu w tabeli może istnieć tylko jedna unikalna wartość klucza głównego.

W przypadku pola, które ma być kluczem głównym tabeli, warto wybrać typ pola Integer i określić właściwość Wartość automatyczna na Tak. Program sam zadba o wprowadzanie właściwych wartości.

Jeśli w czasie definiowania tabeli nie określiliśmy, które z pól będzie kluczem głównym, program przypomni nam o tym przy zapisywaniu projektu tabeli i w razie potrzeby utworzy go automatycznie.

Klucz do pola przyporządkowujemy wskazując przy pomocy myszy prostokąt po lewej stronie nazwy pola. Po przyciśnięciu prawego klawisza myszy otwiera się menu kontekstowe, z którego wybieramy opcję Klucz główny. Przy nazwie pola pojawia się symboliczny rysunek klucza.

Tworzenie nowej tabeli przy pomocy kreatora

Kreator tabel to dobre narzędzie do treningu i poznania zagadnień związanych z tworzeniem tabel. W celu demonstracji działania kreatora utworzymy tabelę zbierającą informacje o środkach trwałych użytkowanych w firmie. Kreator oferuje Ci bardzo wiele już zdefiniowanych pól, które możesz wstawić do nowo tworzonej tabeli.

W oknie Zadania przyciśnij Użyj kreatora by utworzyć tabelę.... Otwiera się okno kreatora tabeli. Z lewej strony ekranu przedstawiona jest lista kroków, które musisz wykonać w trakcie tworzenia tabeli.

1. Wybierz pola - W pierwszym kroku wybieramy pola, które znajdą się w nowej tabeli. Pola wybieramy z tabel przykładowych, przenosząc je przy pomocy strzałki z listy Dostępne pola do listy Wybrane pola. Możesz ustalić też kolejność ułożenia pól w tabeli. Po podświetleniu nazwy pola przenosimy je w górę lub w dół przy pomocy strzałek umieszczonych z prawej strony listy Wybrane pola.

Z tabeli Aktywa wybieramy kilka pól, do których będziemy wprowadzać informacje o użytkowanych w firmie środkach trwałych. Pole IDAktywów będzie zawierało kolejne numery środków trwałych w naszej ewidencji.

2. Określ typy i formaty – Z lewej strony mamy listę wybranych pól, które planujesz umieścić w nowej tabeli. Po prawej stronie ekranu dostępny zestaw informacji o podświetlonym polu i jego właściwościach. Możesz tu zmienić nazwę lub właściwości pola. Przyciskami [+] i [–] możesz dodać własne pola lub usuwać istniejące. Strzałkami góra dół możesz zmienić ostateczną kolejność kolumn.

3. Określ klucz główny – Definiujemy klucz główny tabeli. Dostępne są trzy możliwości:

• Dodaj klucz główny automatycznie - Program doda do tabeli dodatkowe pole, które będzie kluczem głównym.

• Użyj istniejącego pola jako klucza głównego – Wybieramy z listy pole, które będzie kluczem głównym. W zależności od typu danych, wartości będą mogły być wstawiane automatycznie lub nie.

• Zdefiniuj klucz główny jako kombinację kilku pól – Wybieramy pola, których zawartość będzie kluczem głównym. Pamiętajmy, że kombinacja zawartości tych pól musi być unikalna, nie może się nigdy powtórzyć.

W przypadku naszej testowej bazy danych kluczem głównym tabeli będzie już istniejące pole. Pozostaw zaznaczoną opcję Utwórz klucz główny, zaznacz opcję Użyj istniejącego pola jako klucza głównego i wybierz z rozwijanej listy pole o nazwie IDAktywów. Zaznacz również opcję Wartość automatyczna. Wartości będą wstawiane automatycznie a ty nie będziesz musiał o tym pamiętać.

4. Utwórz tabelę – Nadajemy nazwę tabeli, oraz zaznaczamy co ma nastąpić po utworzeniu tabeli.

Naciśnięcie przycisku Zakończ tworzy tabelę i kończy działanie kreatora. Dalsze działanie programu zależy, którą opcję zaznaczyłeś odpowiadając na pytanie Co chcesz zrobić w następnej kolejności.

Dzięki pomocy kreatora utworzyłeś prostą tabelę, do której możesz wprowadzać dane. Przy bardziej rozbudowanych tabelach zakres dostępnych w kreatorze pól może okazać się zbyt mały. Po utworzeniu tabeli możesz dodawać nowe pola w trybie edycji projektu tabeli.

Tworzenie i modyfikacje struktury tabeli w oknie Projekt tabeli

Jeśli chcesz utworzyć całkowicie nową tabelę, w oknie Zadania wybierz Utwórz projekt tabeli. Jeśli chcesz dokonać zmian w już istniejącej, podświetl nazwę tabeli, prawym przyciskiem myszy otwórz menu kontekstowe i wybierz opcję Edytuj.

W obu przypadkach pojawia się okno Projekt tabeli. W górnej części okna definiujemy listę pól tabeli, w dolnej określamy właściwości każdego z pól tabeli. Pamiętaj, że lista właściwości pola zależy od typu i może się różnić dla różnych typów pola. Każde pole musi mieć swoją nazwę i wybrany typ danych, jakie będą w nim przechowywane. Podstawowe typy pól i ich właściwości przedstawiliśmy w tabelkach powyżej.

Stworzymy teraz dwie podstawowe tabele: Pracownicy i WarunkiZatrudnienia, które będą podstawą naszego systemu kadrowego. W tabeli Pracownicy przechowywane będą raczej niezmienne informacje o każdym pracowniku. W każdym rekordzie tabeli znajdą się informacje o jednej osobie. W tabeli WarunkiZatrudnienia znajdą się informacje dotyczące umów o pracę i ich ewentualnych zmian. Ponieważ warunki zatrudnienia dla jednego pracownika mogą się zmieniać, z każdym pracownikiem może być powiązane kilka umów o pracę lub aneksów. Z tej właśnie przyczyny informacje o warunkach zatrudnienia będziemy zbierać w odrębnej tabeli. W tabeli WarunkiZatrudnienia dane o umowach zawartych z jednym pracownikiem mogą obejmować kilka rekordów w zależności od ilości zmian warunków zatrudnienia.

Wybierz zadanie Utwórz projekt tabeli i zdefiniuj strukturę tabeli Pracownicy. Nazwy i użyte typy pól widoczne są na umieszczonym poniżej obrazku. W analogiczny sposób zbuduj strukturę tabeli WarunkiZatrudnienia. Klucze główne definiujemy dla pól o nazwie ID. W tabeli WarunkiZatrudnienia ważnym polem jest pole o nazwie IDPracownika. Jest to pole, które będzie zawierało te same wartości co pole ID w tabeli Pracownicy i posłuży nam do złączenia obu tabel mechanizmem relacji. Po każdej modyfikacji projektu tabeli pamiętaj o jego zapisaniu.

Na rysunku widzimy pełną listę utworzonych pól wraz z wybranymi typami.

Relacje

Relacje to mechanizm pozwalający powiązać rekord z jednej tabeli, z jednym lub wieloma rekordami z innej tabeli.

W naszej bazie danych takie połączenie musi być ustanowione pomiędzy rekordem opisującym pracownika z tabeli Pracownicy, a rekordami opisującymi zmiany warunków zatrudnienia z tabeli WarunkiZatrudnienia.

Definiowanie relacji

W menu Narzędzia wybierz opcję Relacje.... Otwiera się okienko Dodaj tabelę zawierające listę tabel w naszej bazie danych oraz w tle okno Projekt relacji. Przyciskiem Dodaj umieszczamy tabele w oknie Projekt relacji.

Z menu Wstaw wybierz opcję Nowa relacja. Otwiera się okienko Relacje. Wybieramy tabele oraz pola, które będą podstawą połączenia, oraz opcje związane z aktualizacją i usuwaniem rekordów W przypadku naszej bazy danych ustaw relację między polem ID w tabeli Pracownicy a polem IDPracownika w tabeli WarunkiZatrudnienia. Pole IDPracownika zostało specjalnie stworzone na użytek relacji łączącej obie tabele.

Po zdefiniowaniu relacji, na schemacie pojawia się linia łącząca wybrane pola obu tabel. Program automatycznie określa rodzaj relacji, jeden do wielu lub jeden do jednego.

W prosty sposób możesz również utworzyć relację przy pomocy myszy. Umieszczamy wskaźnik myszy na polu będącym kluczem głównym w tabeli, podstawowej przyciskamy lewy przycisk i trzymając go przesuwamy do pola w drugiej tabeli według którego tabele będą łączone.

Wprowadzanie, edycja i wyszukiwanie danych w tabeli

Kiedy mamy już przygotowane tabele, możemy zacząć wprowadzać dane. Najprostszym sposobem jest otwarcie tabeli w trybie edycji danych. Wybierz nazwę tabeli i kliknij na niej dwa razy myszą. Otworzy się okno, w którym widzimy kolumny odpowiadające polom tabeli. Możemy tu dodawać, edytować, sortować, filtrować i wyszukiwać dane.

Z oknem wprowadzania danych i przeglądania zawartości tabeli związany jest pasek narzędzi Widok tabeli danych, pozwalający między innymi na sortowanie, wyszukiwanie i filtrowanie danych. Poniżej przedstawiamy ikony znajdujące się na pasku i funkcje, które za ich pomocą możesz uaktywnić.

Pasek narzędzi Widok tabeli danych

Zmiana szerokości kolumn

Początkowo szerokość kolumn ustalana jest automatycznie. Program dostosowuje ją do długości nazwy pola. Szerokość pola możesz zmienić na dwa sposoby:

• Łapiąc myszą za linię pomiędzy nazwami kolumn, przesuwamy ją zwiększając lub zmniejszając szerokość kolumny.

• Wprowadzając konkretną wartość. Ustaw wskaźnik myszy na polu z nazwą kolumny tabeli. Prawym klawiszem myszy otwórz menu kontekstowe i wybierz opcję Szerokość kolumn.... Otworzy się okienko, w którym wprowadzisz szerokość kolumny.

Zmiana szerokości kolumny nie powoduje zmiany długości pola w tabeli bazy danych.

Zmiana parametrów czcionki użytej do wyświetlania danych

Jeśli chcesz zmienić czcionkę użytą do wyświetlenia danych w tabeli, ustaw wskaźnik myszy na szarym polu z lewej strony ekranu, prawym klawiszem myszy otwórz menu kontekstowe i wybierz opcję Format tabeli....Otwiera się okno Znak, gdzie możesz zmienić rodzaj, krój i rozmiar czcionki .

Tryb edycji lub przeglądania danych

Tabela może znajdować się w trybie edycji, wtedy możesz dodawać i edytować dane, lub w trybie umożliwiającym tylko przeglądanie danych. Praca w trybie przeglądania zabezpiecza dane przed przypadkową modyfikacją lub skasowaniem. Zmiana trybu odbywa się przez zaznaczenie lub odznaczenie ikony na pasku z ikonami

Wprowadzanie i edycja danych

Dane możesz wprowadzać lub edytować kiedy masz włączony tryb edycji. Pomiędzy polami tabeli przechodzimy używając klawisza [Tab] by przejść do następnej komórki, lub kombinacji klawiszy [Shift] + [Tab] by cofnąć sie do poprzedniej. Po tabeli możemy poruszać się również przy pomocy klawiszy strzałek. Kiedy po wprowadzeniu danych do ostatniego pola ostatniego rekordu przyciśniesz klawisz [Tab], dane zostaną zapamiętane a program utworzy nowy rekord i ustawi kursor w jego pierwszym polu.

Dane zapisywane są automatycznie po wyjściu z edytowanego rekordu. Do tego czasu możesz cofnąć wprowadzone zmiany przyciskając ikonę . Po opuszczeniu rekordu dane będą zapisane, a ikona umożliwiająca cofnięcie będzie nieaktywna.

Wyszukiwanie danych

Po przyciśnięciu ikony otwiera się ekran Wyszukiwanie rekordów.

Szukaj – Wprowadzamy szukany fragment tekstu, możemy też wyszukać pola, które są puste lub te, które mają wprowadzone dane.

Przeszukiwany obszar – Możemy wyszukiwać dane w całej tabeli lub tylko we wskazanej kolumnie (polu tabeli).

Ustawienia – Definiujemy dodatkowe parametry wyszukiwania. Interesująca jest opcja Szukaj podobnych gdzie po naciśnięciu przycisku z trzema kropkami [...] można wyznaczyć stopień podobieństwa danych.

Każde przyciśnięcie przycisku Szukaj powoduje wskazanie kolejnego pola spełniającego kryteria wyszukiwania. Pole z odnalezioną wartością zaznaczone jest kolorową ramką.

Sortowanie danych

Jeśli chcemy posortować rekordy według danych znajdujących się w jednej kolumnie, umieszczamy kursor w wybranej kolumnie i przyciskamy ikonę sortuj rosnąco lub sortuj malejąco .

Możesz też posortować dane według kilku kolumn. Przyciśnięcie ikony sortuj wyświetla ekran Porządek sortowania, gdzie określamy pola i dla każdego z nich porządek sortowania.

Filtrowanie danych

Filtrowanie danych polega na wyświetleniu tylko tych rekordów, które spełniają określone przez nas kryteria.

Autofiltr – Wyszuka tylko te rekordy, które mają w kolumnie dokładnie taką samą wartość jak ta przez Ciebie wskazana.

Wskazujemy pole w tabeli i przyciskamy ikonę Wyświetlone zostaną wszystkie rekordy, które w kolumnie mają takie same wartości jak we wskazanym polu. Przyciskając ikonę widzimy wszystkie dane lub tylko przefiltrowane.

Jeśli kryteria filtrowania są bardziej złożone, przyciśnij ikonę . Otworzy się okienko Filtr standardowy, gdzie ustalisz parametry filtrowania. Możesz wybrać kilka pól i określić warunki, jakie mają być spełnione dla każdego z nich. Jeśli zdefiniujesz warunki dla więcej niż jednego pola, wybierz również operator (I, LUB), który określa czy spełnienie warunku jest bezwzględnie wymagane. Przyciśniecie ikony anuluje ustawienia filtra i wyświetla wszystkie rekordy.

Kwerendy

Kwerenda to zapytanie do bazy danych. Kwerend używamy w celu wyselekcjonowania informacji z jednej, lub z kilku tabel.

Tworzenie nowej kwerendy przy użyciu kreatora

W oknie Zadania przyciśnij Użyj kreatora aby utworzyć kwerendę.... Otwiera się okno kreatora kwerendy. Z lewej strony ekranu przedstawiona jest lista kroków, które musisz wykonać w trakcie tworzenia kwerendy.

1. Wybór pola - Wybierz pola które znajdą się w kwerendzie. Pola wybieramy z listy pól, przenosząc je przy pomocy strzałki z listy Dostępne pola do listy Pola w kwerendzie. Po dodaniu pól z jednej tabeli wybieramy następną i dodajemy pola do listy Pola w kwerendzie. Możesz ustalić też kolejność ułożenia pól w kwerendzie. Po podświetleniu nazwy pola przenosimy je w górę lub w dół przy pomocy strzałek umieszczonych z prawej strony listy Pola w kwerendzie.

2. Porządek sortowania - Wybieramy kolejność i sposób sortowania pól. W naszym przykładzie dane posortowane będą według pola Nazwisko. Jeśli będzie kilka osób posiadających takie samo nazwisko, w następnej kolejności będą oni sortowani według imienia.

3. Warunki przeszukiwania – Wybieramy pola i warunki jakie powinny być spełnione dla każdego z nich. Dodatkowo zaznaczamy, czy muszą być spełnione wszystkie warunki (zaznacz opcję Dopasuj do wszystkich poniższych), czy też wystarczy spełnienie tylko jednego z nich (zaznacz opcję Dopasuj do jednego z poniższych).

4. Szczegóły lub skrót – Kwerenda szczegółowa wyświetla wszystkie rekordy spełniające warunki przeszukiwania.

Kwerenda skrócona służy do wyświetlenia wyników funkcji agregujących, takich jak wartość średnia, maksymalna lub minimalna, czy też suma wartości. Możemy wygenerować zestawienie pokazujące np. maksymalne wynagrodzenie każdego z pracowników. Dwa następne kroki związane są z kwerendą skróconą. W przypadku wyboru kwerendy szczegółowej będą nieaktywne, przejdziesz od razu do etapu definiowania aliasów

5. Grupowanie - W zależności od wyboru pola, którego wartości mają być agregowane program podpowiada, według których pól dane powinny być grupowane.

6. Warunki grupowania – Warunki grupowania wyznaczamy w podobny sposób jak warunki przeszukiwania.

7. Aliasy – Możemy zmienić tu domyślne nagłówki kolumn. Początkowo proponowana jest nazwa pola tabeli.

8. Przegląd – Nadajemy nazwę kwerendzie. Przyciśnięcie przycisku Zakończ zapisuje kwerendę i kończy działanie kreatora.

Jeśli zaznaczyliśmy opcję Wyświetl kwerendę, zostanie wyświetlona lista rekordów spełniających kryteria przeszukiwania. Rekordów będzie jednak o wiele więcej, niż byś tego oczekiwał. Przyczyną jest brak ustanowienia połączenia (relacji) między rekordami obu tabel. Relacje definiujemy po wejściu w tryb edycji kwerendy. Po określeniu relacji pomiędzy polem ID w tabeli Pracownicy i polem IDPracownika ilość rekordów będzie zgodna z oczekiwaniami.

Na potrzeby naszej bazy danych Kadry utworzymy teraz prostszą kwerendę, pozbawioną warunków przeszukiwania i sortowania. Kwerenda służy nam do połączenia w jednym miejscu danych o pracowniku z danymi zawierającymi warunki zawartych przez niego umów o pracę.

Wybierz do kwerendy wszystkie pola tabel Pracownicy i WarunkiZatrudnienia. Po wygenerowaniu kwerendy, ręcznie ustaw relacje pomiędzy polem ID w tabeli Pracownicy i polem IDPracownika w tabeli WarunkiZatrudnienia. Nadaj kwerendzie nazwę Kwerenda_Pracownicy_umowy. Ponieważ w każdym wierszu tej kwerendy mamy informacje o pracowniku i zawartej z nim umowie, możesz użyć ją jako źródło danych w dokumencie. Na przykład po otwarciu szablonu z tekstem umowy o pracę możesz w odpowiednich miejscach dokumentu umieścić pola z danymi, które będą pobrane z kwerendy.

Ręczne tworzenie i edycja kwerendy

W oknie Zadania przyciśnij Utwórz projekt kwerendy.... Otwiera się okno edycji kwerendy oraz okienko z którego wybieramy tabele biorące udział w kwerendzie.

W górnej części ekranu Projekt kwerendy znajdują się wybrane tabele wraz z widoczną listą pól. W tym trybie program automatycznie rozpoznaje zdefiniowane wcześniej relacje i pokazuje je w postaci linii łączącej pola dwóch tabel.

Do tabelki poniżej dodajemy pola, które zostaną użyte w kwerendzie. Dla każdego pola, w wierszach tabelki definiujemy jego parametry. Poniżej przedstawiamy krótki opis wierszy, opisujących parametry pola.

• Pole – Wybieramy pole tabeli, które umieszczone będzie w kwerendzie.

• Alias – Nazwa kolumny, jaka zostanie wyświetlona w kwerendzie. Domyślnie wyświetlana jest nazwa pola tabeli (nazwa kolumny tabeli).

• Tabela – Nazwa tabeli z której pochodzi pole.

• Sortowanie – Wybieramy, czy dane będą sortowane wg tego pola. Jeśli wybierzemy w kilku kolumnach opcję sortowania, dane będą sortowane wg kolejności kolumn od lewej strony.

• Widoczny – Zaznaczamy, czy po wygenerowaniu kwerendy kolumna na być widoczna, czy też nie.

• Funkcja – Możemy wybrać funkcję agregującą.

• Kryterium – Określamy, jakie warunki muszą spełnić dane by zostały wyświetlone. Możesz określić kilka warunków wprowadzając je w linijkach lub. Wybrane zostaną wszystkie dane spełniające chociaż jedno z wprowadzonych kryteriów.

Jednoznaczne wartości

Jeśli w kwerendzie wystąpi kilka rekordów z takimi samymi wartościami, zaznaczenie tej opcji spowoduje wyświetlenie tylko jednego rekordu. Opcję możesz włączyć ikoną na pasku narzędziowym lub wskazując wskaźnikiem myszy puste pole w lewym dolnym rogu ekranu, prawym klawiszem uaktywnij menu kontekstowe. W menu możemy zaznaczyć lub odznaczyć tę opcję.

Pola dodajemy do projektu kwerendy chwytając myszą nazwę pola w tabeli i przenosząc ją do kolumny tabelki poniżej. Można też w wierszu Pola wybrać z listy potrzebne pole tabeli.

Po zdefiniowaniu parametrów będąc w oknie edycji, możemy uruchomić kwerendę przyciskając ikonę . W górnej części okna pojawia się lista rekordów będąca wynikiem zapytania.

Po zapisaniu kwerenda widoczna jest na liście w głównym oknie programu. Żeby ją uruchomić i wyświetlić dane wystarczy kliknąć dwa razy lewym klawiszem myszy na jej nazwie. Jeśli chcesz ją edytować podświetl ją, przyciskając prawy klawisz myszy otwórz menu kontekstowe i wybierz opcję Edytuj. Otworzy się okno edycji kwerendy.

Tworzenie formularzy

Formularz możesz stworzyć od podstaw, ręcznie rozmieszczając pola do edycji danych i ich opisy lub użyć kreatora, który wykona te czynności za Ciebie.

Po wskazaniu w oknie Baza Danych pozycji Formularze w oknie Zadania możesz wybrać jedno z dwóch dostępnych poleceń:

• Utwórz projekt formularza... - Pozwala na ręczne przygotowanie formularza.

• Użyj kreatora aby utworzyć formularz... - Program poprowadzi Cię przez proces definiowania zawartości i parametrów formularza, generując na końcu gotowy formularz.

Ponieważ formularz utworzony przy użyciu kreatora można potem dowolnie modyfikować, jest to mechanizm, który znacznie przyspieszy pracę tak początkującym jak i zaawansowanym użytkownikom programu.

Kreator formularzy

Po wybraniu zadania Użyj kreatora aby utworzyć formularz... otwiera się okno z listą czynności (kroków), które potrzebne są do stworzenia formularza. Każdy krok zatwierdzamy przyciskiem Dalej.

1. Wybór pól – Wybierz tabelę lub kwerendę a z niej pola, które znajdą się na formularzu. Dodanie pola polega na przesunięciu jego nazwy z listy Dostępne pola do listy Pola formularza.

• Nazwy pól przenosimy między listami przy pomocy strzałek. Pojedyncza strzałka przenosi jedno pole, a podwójna wszystkie pola.

• Możesz tu również zmienić kolejność ułożenia pól na formularzu. Po podświetleniu nazwy pola przenosimy je w górę lub w dół przy pomocy strzałek umieszczonych z prawej strony listy Pola formularza.

2. Zdefiniuj podformularz – Podformularz to formularz umieszczony w głównym formularzu, zawierający dane z innej tabeli lub kwerendy. Podformularz stosujemy, gdy np. jeden rekord z tabeli użytej w głównym formularzu jest powiązany z jednym lub wieloma rekordami innej tabeli. Jeśli chcesz dodać podformularz, zaznacz pole Dodaj podformularz. Tabele lub kwerendy użyte w formularzu i podformularzu muszą być ze sobą powiązane. Powiązanie może wynikać z utworzonej wcześniej relacji lub możesz ustalić je ręcznie. Jeśli program znajdzie możliwe do użycia relacje, wyświetli je w okienku po prawej stronie. Będziesz mógł wybrać jedną z nich. Jeśli nie korzystasz z relacji lub relacje nie zostały odnalezione, zaznacz pole Podformularz oparty o ręcznie wybrane pola.

3. Dodaj pola podformularza – Wybierz tabelę a następnie pola, które będą dostępne w podformularzu. Pola wybieramy w ten sam sposób, jak w przypadku formularza nadrzędnego.

4. Wybierz połączenia między formularzami – Wybierz nazwy pól, wg. których dane będą połączone. Połączone zostaną pola posiadające takie same wartości danych.

5. Rozmieść formanty – Wybierz, w jaki sposób będą ułożone pola i etykiety na formularzu. Wyboru dokonujemy przez zaznaczenie kliknięciem myszy odpowiedniego obrazka ze schematem rozmieszczenia pól. Jeśli wybierzemy układ, w którym etykiety znajdują się po lewej stronie pola z danymi, możemy dodatkowo wybrać, czy etykieta z opisem pola będzie wyrównana do lewej, czy prawej strony.

6. Wybierz tryb wprowadzania danych – Zaznaczając odpowiednie pola możesz ograniczyć użytkownikowi dostęp i możliwość modyfikacji danych.

7. Zastosuj style – Wybierz jeden ze zdefiniowanych stylów odpowiadających za wygląd formularza oraz rodzaj krawędzi pola do wprowadzania danych.

8. Określ nazwę – Nadaj nazwę, pod jaką formularz będzie zapamiętany w programie. Zaznacz również, w jakim trybie formularz zostanie otwarty po zakończeniu pracy kreatora.

Przyciśnięcie przycisku Zakończ tworzy nowy formularz i kończy pracę kreatora.

Przygotuj teraz formularz do wprowadzania danych o pracownikach i zawartych z nimi umowach. Wybierz wszystkie pola tabeli Pracownicy. Będą one umieszczone w formularzu nadrzędnym. Dodaj podformularz, w którym zawarte będą pola tabeli WarunkiZatrudnienia. Ustaw sposób połączenia między formularzami. Pole IDPracownika z podformularza połącz z polem ID formularza nadrzędnego. Rozmieszczając formanty w formularzu wybierz układ podformularza jako arkusz danych. Nadaj nazwę Pracownicy.

Ręczna edycja formularza

Podświetl przy pomocy myszy nazwę wybranego formularza i przyciśnij prawy klawisz myszy. Z menu kontekstowego wybierz Edytuj. Otwiera się projekt formularza, w którym możemy dokonywać zmian.

Zmiana położenia pól formularza

Pola formularza zachowują się podobnie do obiektów graficznych. Możesz je przesuwać, kotwiczyć, zmieniać ich rozmiar. Kiedy klikniesz na polu formularza, pojawią się znane już z obiektów graficznych zaczepy. Chwytając zaczepy zmienisz rozmiar pola lub przesuniesz je w inne miejsce. Zwróć uwagę, że etykieta z opisem pola jest z nim na stałe połączona. Jest to efekt grupowania pól w jeden obiekt.

Grupowanie, rozgrupowanie pól

Kilka pól możemy połączyć na stałe w jedną grupę, którą na przykład możemy przesuwać w projekcie formularza. Z grupowaniem mamy do czynienia po utworzeniu formularza przy pomocy kreatora. Etykieta z opisem pola jest zgrupowana z polem danych. Jeśli chcesz połączyć kilka sąsiadujących pól w jedną grupę, zaznacz jedno z nich po czym przy pomocy myszy zaznacz wybraną grupę pól. Pola zostaną zgrupowane w jeden obiekt. Pamiętaj, że jeśli chcesz zaznaczyć jedno pole z grupy, musisz wskazać je mając wciśnięty klawisz [Ctrl].

Zmiana parametrów i właściwości pola

Po zaznaczeniu wybranego formantu, prawym klawiszem myszy otwieramy menu kontekstowe. Po wybraniu opcji Formant... otwiera się okno Właściwości, gdzie możesz zmienić parametry formantu.

Parametry zgrupowane są w trzech zakładkach.

• Ogólne – Definiujesz tu głównie właściwości dotyczące formatowania pola.

• Dane – Wybierasz dane, które będą obsługiwane przez pole formularza.

• Wydarzenia – Możesz tu przypisać makra, które będą uruchamiane w zależności od wystąpienia zdarzenia.

Pamiętaj, że właściwości zależą od typu formantu i mogą różnić się między sobą.

Dodawanie nowego pola

Zaznacz ikonę oznaczającą typ formantu. Uaktywnia się tryb wstawiania formantu, wskaźnik myszy zmienia swój wygląd. Wciśnij lewy klawisz myszy i zaznacz obszar na formularzu, gdzie wstawiony zostanie formant. Jeśli masz zaznaczoną ikonę automatycznego uruchamiania kreatorów formantu, w przypadku bardziej skomplikowanych formantów uruchomi się kreator pomagający ustawić odpowiednie właściwości.

Zmiana kolejności przejścia klawiszem [Tab]

Jeśli zmienisz ułożenie pól na formularzu, może zajść konieczność dopasowania kolejności w jakiej naciśnięcie klawisza [Tab] przenosi kursor miedzy polami. Zaznacz pole formularza. Pamiętaj o wciśnięciu klawisza [Ctrl], jeżeli pole jest zgrupowane z innym. Po przyciśnięciu ikony Kolejność aktywacji otwiera się okienko z listą pól formularza ułożonych w aktualnie obowiązującej kolejności. Przenosząc nazwy pól wyżej lub niżej ustawiamy kolejność przechodzenia kursora między polami.

Przy projektowaniu formularzy korzystamy z pasków ikon. Przedstawimy teraz funkcje związane z ikonami zgrupowanymi w paski.

Pasek projektu formularza

Pasek formantów

Raporty

Program OpenOfficePL Base posiada wbudowany generator raportów, umożliwiający wydruk zestawień zawierających informacje z bazy danych. Raporty możesz tworzyć na podstawie danych, zawartych w tabeli lub w kwerendzie. Po zaznaczeniu elementu bazy danych Raporty w oknie Zadania, masz dostępną tylko jedną opcję: Użyj kreatora by utworzyć raport.

Przyciśnięcie jej otwiera okno z listą czynności (kroków), które potrzebne są do wygenerowania raportu. Każdy krok zatwierdzamy przyciśnięciem przycisku Dalej.

1. Wybór pól – Wybierz tabelę lub kwerendę a z niej pola, które znajdą się w raporcie. Dodanie pola polega na przesunięciu jego nazwy z listy Dostępne pola do listy Pola w raporcie.

• Nazwy pól przenosimy między listami przy pomocy strzałek. Pojedyncza strzałka przenosi jedną, a podwójna wszystkie nazwy.

• Możesz tu również zmienić kolejność ułożenia kolumn w raporcie. Po podświetleniu nazwy pola, przenosimy ją w górę lub w dół przy pomocy strzałek umieszczonych z prawej strony listy Pola w raporcie.

2. Nazywanie pól – Dla każdego pola możemy wprowadzić nazwę, która będzie widoczna na wydruku. Domyślnie nadawana jest nazwa pola w tabeli lub kwerendzie.

3. Grupowanie – Dane w raporcie możesz pogrupować według jednego lub kilku pól. Pola według których chcesz pogrupować dane przenosisz do listy Grupowania.

4. Opcje sortowania – Określają sposób sortowania danych. Wybierz pola i sposób sortowania dla każdego z nich.

5. Wybierz wygląd – Wybierz jeden ze zdefiniowanych formatów graficznych raportu. Zaznacz również, czy raport będzie ułożony na stronie pionowo, czy poziomo. Ponieważ raport generowany jest jako plik OpenOfficePL Writer, możesz później zmodyfikować jego wygląd.

6. Utwórz raport – W ostatnim kroku nadaj nazwę, pod którą będzie on widoczny na liście. Masz do wyboru dwa rodzaje raportów.

• Raport statyczny – Dane pobrane do raportu są zapamiętywane i nie ulegają już zmianie. Zmiany w bazie danych nie wpływają na zawartość raportu.

• Raport dynamiczny – Za każdym razem kiedy otwieramy raport, pobierane są do niego aktualne dane z bazy danych.

Zaznacz również, czy po utworzeniu raportu od razu zostanie on wygenerowany i wyświetlony, czy też chcesz dokonać w nim jeszcze poprawek.

Wygląd raportu możesz zmienić również później. Wskaż przy pomocy myszy nazwę raportu, prawym klawiszem myszy otwórz menu kontekstowe i wybierz opcję Edytuj. W trybie edycji możesz uzupełnić dane w nagłówku lub zmienić szerokości kolumn.